前言
開會是一門學問，也是身為團隊領袖必備的軟技能之一，特別是在遠端工作盛行的時代溝通技巧更尤為重要，架構差勁的會議會不只影響個人更甚至會整體團隊的生產力，本篇文章探討開會前中後有哪些細節是可以注意的。
開會的定位
並非任何時候面對面對談是最佳的選擇，開會不但耗費大量時間也會打斷參與成員的專注力，它是一種成本高昂的溝通方式，應當更謹慎的看待每次會議的必要性，只在有必要時才組織會議，以下是一些適合開會解決的情境：
- 需要反覆來回討論的議題：開會可以當面即時討論，並且快速定下決策。
- 強制推動進度：相較於文字交流，人們更傾向在相互對談下發表更多意見。
- 隱私議題：對談相較於文字更私密，也能更正確傳達情緒。
開會前
基於開會的成本高昂，應當在開會前特別作好準備避免無效率的會議，可以先釐清兩件事確保會議的目的：
- 參與人員：只邀請必要的人員進入會議，避免增加不必要成本。
- 開會目的：讓會議的目的明確，參與人員也能有心理準備，最好可以設置議程以便在事先規範的框架協助下進行會議。
發起會議的人可以事先擬定議程，將要呈現的內容都事先準備好避免在會議中浪費所有人的時間，例如：開啟好檔案、繪製簡易流程圖幫助討論與理解、擬定要點。
開會中
身為會議主持人（或發起人），有額外的責任帶領整個會議確保討論流暢，可以從以下幾點著手：
- 起頭：招呼參與者並在開始會議之前就設立好最終期望、概述會議必要的前後文與與目標確保所有人在同一章節上。
- 主持：引導團隊達成會議最終目標、並留意時間與議程確保會議不偏離主題。
- 總結：總結討論、達成的共識並指派後續職責，這些是這場會議最重要的「影響」。
開會後
遺忘會議內容是很常見的事，確保會議後的行動與責任都有辦法被相關人士查閱，並且記得責任指派必須要有「專人負責」而非「有人負責」，分散模糊的職責容易被忽略。
額外訣竅
一種利用會議特性來啟發效率的技巧是：「預告進行會議，但如果期限內團隊在非同步的交流中已解決問題或達成共識則取消會議」，這麼做團隊有更長的時間進行充足的準備與討論，也能鼓勵盡早共同合作來解決問題。
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